1. Geltungsbereich
1.1 Die nachstehenden allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Angebote, Leistungen aus Verträgen einschließlich solcher aus künftigen Geschäftsabschlüssen mit der Dienstleistungsfirma Die Verwaltungsengel GmbH – nachstehend Dienstleister genannt – mit seinem Vertragspartner – nachstehend Auftraggeber genannt .
1.2 Entgegenstehende allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers erkennt der Dienstleister nicht an. Gegenbestätigungen des Auftraggebers unter Hinweis auf seine allgemeinen Geschäftsbedingungen werden hiermit widersprochen.
1.3 Soweit einzelvertragliche Regelungen bestehen, welche von den Bestimmungen dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen abweichen, oder ihnen widersprechen, gehen die einzelvertraglichen Regelungen vor.
2. Vertragsgegenstand
2.1 Die Vertragsparteien vereinbaren die Erbringung von Hilfeleistungen bei Verwaltungsaufgaben des Auftraggebers sowie die Bereitstellung von Büroservice zur Entlastung des sogenannten Back-Office-Bereichs und der unterstützenden Vorbereitung verwaltungsbezogener Tätigkeit für die Geschäftsführung sowie die Organisation und Bereitstellung einer digitalen Ablageumgebung zur kollaborativen Zusammenarbeit.
2.2 Es handelt sich um einen Dienstleistungsvertrag. Der Dienstleister und der Auftraggeber vereinbaren bestimmte Leistungen, sogenannte Dienstleistungspakete, siehe Anlage 1 zum Dienstleistungsvertrag.
2.3 Es steht dem Dienstleister frei, auch für andere Auftraggeber tätig zu werden.
3. Zustandekommen des Vertrags
3.1 Das Vertragsverhältnis für die Dienstleistungen kommt durch die Unterzeichnung des Dienstleistungsvertrags durch den Auftraggeber und den Dienstleister zustande.
3.2 Angebote des Dienstleisters sind, sofern nicht anders vereinbart, unverbindlich und freibleibend.
4. Vertragsdauer und Kündigung
4.1 Der Vertrag ist auf unbestimmte Zeit geschlossen.
4.2 Für den Vertrag gilt eine Mindestlaufzeit von drei Monaten, danach kann mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende gekündigt werden.
4.3 Eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund ist jederzeit möglich. Ein wichtiger Grund liegt beispielsweise vor, wenn der Auftraggeber mit zwei fälligen, aufeinander folgenden Zahlungen im Verzug ist und nach Ablauf einer angemessenen Nachfrist nicht leistet oder der Auftraggeber nach Abschluss des Vertrags in Vermögensverfall gerät (Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz).
5. Leistungsumfang, Pflichten der Vertragspartner
5.1 Die vom Dienstleister zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus dem beauftragten Dienstleistungspaket, Anlage 1 zum Dienstleistungsvertrag.
5.2 Der Dienstleister ist nicht zur Datensicherung oder Erstellung eines Back-ups verpflichtet.
5.3 Der Dienstleister ist nicht zur Fristenkontrolle und/oder Einhaltung bestimmter Fristen verantwortlich, er weist den Auftraggeber lediglich auf bestimmte Fristen hin. Dem Auftraggeber obliegen die eigenständige Fristenkontrolle und Einhaltung.
5.4 Der Auftraggeber ist zur Mitwirkung zwecks Erbringung der Dienstleistung verpflichtet, indem er die Durchführung des beauftragten Dienstleistungspakets ermöglicht, z.B. durch Weiterleiten der Eingangspost. Weitere Mitwirkungspflichten können sich aus dem vereinbarten Dienstleistungspaket ergeben.
5.5 Wenn der Dienstleister keine Informationen oder Dokumente vom Auftraggeber erhält und somit nur die Verfügbarkeit gewährleistet, gilt die Dienstleistung als erbracht.
5.6 Im Übrigen sind die Parteien bemüht, nach bestem Wissen und Gewissen den Vertragspartner bei der Erbringung der jeweiligen Verpflichtung durch Überlassen von Informationen, Auskünften oder Erfahrungen zu unterstützen, um einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf für beide Parteien zu gewährleisten.
5.7. Der Auftraggeber kann jederzeit in schriftlicher Form Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs anfragen. Der Dienstleister wird nach seinem Ermessen die angefragten Änderungen des Leistungsumfangs prüfen und in seinem Ermessen mit dem Auftraggeber Änderungen des Leistungsumfangs vereinbaren. Es besteht keine Pflicht des Dienstleisters den Leistungsumfang zu ändern.
6. Leistungsort
Die Speicherung und sonstige Verarbeitung von Daten des Auftraggebers durch den Dienstleister erfolgt ausschließlich innerhalb der EU und des EWR.
7. Zugriff / Speicherplatz /Keine Datensicherung
7.1 Der Zugriff auf die Leistung erfolgt über das öffentliche Internet mit einem marktüblichen Web-Browser ohne unangemessene oder marktunübliche Browser-Einstellungen und ohne spezielle Zugriffssoftware.
7.2 Der Dienstleister ist nicht zur Datensicherung oder Erstellung eines Back-ups verpflichtet.
7.3 Der Dienstleister ist verpflichtet, den Zugriff auf die Daten des Auftraggebers durch unberechtigte Stellen und Personen mit angemessenen Maßnahmen zu verhindern.
7.4 Der Zugriff des Dienstleisters oder Dritter auf Daten des Auftraggebers ist nur in den vereinbarten Fällen gestattet und auf das für diese Fälle erforderliche Maß zu beschränken. Auf Anforderung des Auftraggebers hat der Dienstleister die dazu von ihm ergriffenen Maßnahmen innerhalb angemessener Frist darzustellen.
8. Datenschutz
Die nachfolgenden Regelungen lassen weitergehende gesetzliche und regulatorische Anforderungen unberührt.
8.1 Die Parteien werden bei der Erbringung der Leistung jeweils auf sie anwendbare Bestimmungen über den Datenschutz in der jeweils geltenden Fassung einhalten. Der Dienstleister verfügt über eine hinreichende Dokumentation über die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen, die der Dienstleister dem Auftraggeber auf Anforderung zugänglich macht.
8.2 Der Dienstleister sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers betraut sind, die auf den Dienstleister anwendbaren Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Soweit eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis erforderlich ist, ist diese spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.
8.3 Sofern Gegenstand der beauftragten Leistung zumindest auch die Verarbeitung personenbezogener Daten ist, schließen die Parteien vor der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den Dienstleister im Auftrag des Auftraggebers eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV). Im Zuge des Abschlusses der AVV treffen die Parteien entsprechende angemessene technische organisatorische Maßnahmen (TOM).
9. Vertraulichkeit
9.1 Die Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht an unberechtigte Dritte weiterzugeben oder anders als zu vertraglichen Zwecken zu verwerten. Die vorgenannte Pflicht zur Vertraulichkeit schränkt jedoch keine Partei darin ein, für sie tätige Personen, die Zugang zu vertraulichen Informationen hatten, in anderen Projekten einzusetzen.
9.2 Vertrauliche Informationen sind Informationen, die ein verständiger Dritter als schützenswert ansehen würde oder die als vertraulich gekennzeichnet sind; dies können auch solche Informationen sein, die während einer mündlichen Präsentation oder Diskussion bekannt werden. Vertrauliche Informationen dürfen ausschließlich zum Zweck der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertrag eingesetzt bzw. verwertet werden. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt nicht für Informationen, die den Parteien außerhalb des Vertrages ohne Verstoß gegen eine Vertraulichkeitsverpflichtung bekannt werden.
10. Datensicherung / Backup / Herausgabe- und Löschungsanspruch
10.1 Der Dienstleister ist verpflichtet, in angemessener Frist auf Anforderung des Auftraggebers Daten, Informationen und Dokumente entsprechend der zum Zeitpunkt der Löschung geltenden Standards zu löschen oder dem Auftraggeber eine entsprechende Löschmöglichkeit einzuräumen. Bei personenbezogenen Daten gelten zudem die Regelungen der AVV.
10.2 Die Erstellung von Backups der Daten des Auftraggebers ist nicht vereinbart.
10.3 Die Leistung ist so auszugestalten, dass die Daten des Auftraggebers entweder zu jeder Zeit selbstständig durch den Auftraggeber oder, soweit dies aus technischen Gründen nicht möglich ist, mit Unterstützung durch den Dienstleister aus der Cloudinfrastruktur in einem marktüblichen Austauschformat exportiert werden können. Für den Export der Daten und deren Sicherung beim Export ist der Auftraggeber selbst verantwortlich.
11. Änderung der Leistung und Erhöhungen der Vergütung
11.1 Um die Funktionalität der Leistungen zu verbessern oder die Leistungen dem Stand der Technik anzupassen, kann der Dienstleister die Leistungen nach Vertragsbeginn ohne Zustimmung des Auftraggebers anpassen. Eine solche Änderung darf aber nicht dazu führen, dass dem Auftraggeber die ursprünglich vereinbarten Funktionalitäten nicht mehr zur Verfügung stehen oder ursprünglich vereinbarte Anforderungen nur noch wesentlich eingeschränkt erfüllt werden.
11.2 Der Dienstleister ist berechtigt, die Vergütung von Zeit zu Zeit zu ändern, um die Auswirkungen von Änderungen der mit den Dienstleistungen verbundenen Gesamtkosten widerzuspiegeln. Beispiele für Kostenelemente, die die Vergütung beeinflussen, sind Kosten für die technische Bereitstellung und unseres Dienstes, Kundendienst und andere Kosten des Vertriebs (z. B. Rechnungsstellung und Bezahlung, Marketing), allgemeine Verwaltungs- und andere Gemeinkosten (z. B. Miete, Zinsen und andere Finanzierungskosten, Kosten für Personal, Dienstleister und Dienstleistungen, IT-Systeme, Energie) sowie staatlich auferlegte Gebühren, Beiträge, Steuern und Abgaben. Alle Änderungen gelten frühestens 30 Tage nach Bekanntgabe an den Auftraggeber. Der Auftraggeber hat das Recht nach Bekanntgabe der Erhöhung der Vergütung innerhalb der 30 Tage zu kündigen.
12. Mitwirkung des Auftraggebers
12.1 Dem Auftraggeber obliegen die oben beschriebenen Mitwirkungspflichten. Er wird insbesondere dem Dienstleister die erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen.
12.2 Der Auftraggeber ist zur eigenständigen Datensicherung verpflichtet.
12.3 Der Auftraggeber unterhält angemessene Sicherheitsstandards für die Nutzung der Dienstleistungen durch seine Nutzer.
12.4 Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass die Daten, die er dem Dienstleister im Zuge der Leistungserbringung zugänglich macht, auch durch den Dienstleister verarbeitet werden können und dürfen. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung prüft der Auftraggeber eigenverantwortlich, ob die von ihm im Zusammenhang mit der Nutzung der Leistung an den Dienstleister übermittelten Daten personenbezogene Daten darstellen und die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten im Wege der Auftragsverarbeitung zulässig ist.
12.5 Der Auftraggeber ist für Art und Inhalt der dem Dienstleister zur Verfügung gestellten Daten und Software verantwortlich.
12.6 Der Auftraggeber ergreift wirtschaftlich angemessene Maßnahmen, um einen nicht autorisierten Zugriff bzw. eine nicht autorisierte Nutzung über sein System zu verhindern bzw. zu beenden.
13. Verzicht auf das Post- und Briefgeheimnis
Der Auftraggeber befreit den Dienstleister insoweit von der Wahrung des Post- und Briefgeheimnisses, als es notwendig ist, um die vereinbarten Dienstleistungen, insbesondere durch Öffnen und Digitalisieren von Briefsendungen, zu erbringen.
14. Preise und Zahlungsbedingungen
14.1 Der Dienstleister erhält eine monatliche Vergütung entsprechend dem vereinbarten Dienstleistungspaket sowie etwaiger Mehraufwendungen, siehe Anlage 1 zum Dienstleistungsvertrag.
14.2 Der Dienstleister stellt monatlich Rechnung.
14.3 Sofern nichts anderes vereinbart wurde, ist die Vergütung sofort fällig und zu zahlen innerhalb von vierzehn Tagen ab Rechnungsdatum.
14.4 Der Auftraggeber kommt in Verzug, wenn die vorstehende Zahlungsfrist abläuft. Während des Verzugs ist der Rechnungsbetrag zum jeweils geltenden gesetzlichen Verzugszinssatz nach Paragraf 288 BGB zu verzinsen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens ist vorbehalten. Gegenüber Kaufleuten bleibt unser Anspruch auf den kaufmännischen Fälligkeitszins nach Paragraf 353 HGB unberührt.
15. Haftungsbeschränkung
15.1 Der Dienstleister haftet ausschließlich im Fall von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Insbesondere haftet der Dienstleister nicht für Datenverlust und deren Folgen. Der Dienstleister ist weder zur Datensicherung noch zur Erstellung eines Back-ups verpflichtet.
15.2 Der vorstehende Haftungsausschluss gilt nicht, im Falle von einfacher Fahrlässigkeit:
a) für Schäden, die aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, resultieren;
b) für Schäden, die aus der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Pflichten an, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner vertraut und auch vertrauen darf) resultieren. Die Haftung des Dienstleisters ist für diesen Fall jedoch auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens begrenzt.
15.3. Diese Haftungsbeschränkungen gelten auch gegenüber Dritten sowie bei Pflichtverletzungen durch Personen, deren Verschulden der Dienstleister nach gesetzlichen Vorschriften zu vertreten hat (Erfüllungsgehilfen).
16. Höhere Gewalt
Der Dienstleister haftet nicht für Leistungsausfälle und Leistungsverzögerungen aufgrund unvorhersehbarer, vom Dienstleister, ihren gesetzlichen Vertretern oder ihren Erfüllungsgehilfen nicht zu vertretender, Ereignisse (höhere Gewalt). Als Ereignisse höherer Gewalt gelten insbesondere Krieg, Unruhen, Naturgewalten, Feuer, Cyberangriffe durch Dritte (wie z.B. mit Computerviren, Denial-of-Service Attacken) oder andere Eingriffe in die Informationssicherheit, Stromausfälle, behördliche Anordnungen, rechtmäßige unternehmensinterne Arbeitskampfmaßnahmen und der Ausfall oder eine Leistungsbeschränkung von Kommunikationsnetzen und Gateways anderer Betreiber.
17. Schlussbestimmungen
17.1 Soweit nicht anders vereinbart, bedürfen vertragliche Mitteilungen und Erklärungen der Schriftform.
17.2 Für die Geschäftsverbindung zwischen den Parteien gilt ausschließlich deutsches Recht.
17.3 Soweit der Besteller Kaufmann ist, gilt als Gerichtsstand für alle Streitigkeiten zwischen den Parteien der Sitz des Dienstleisters als vereinbart. Der Dienstleister ist jedoch auch berechtigt, den Auftraggeber am Gericht seines Sitzes zu verklagen. Die Anwendung des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG) ist ausgeschlossen.
17.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein, werden oder sich eine Lücke zeigen, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Parteien sind sich einig, dass anstelle der unwirksamen Klausel eine wirksame als vereinbart gilt, die die Parteien in Kenntnis der unwirksamen geschlossen hätten, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Klausel möglichst nahekommt.
Schmitten, Mai 2024
